Veranstaltungsorganisation

Planung eigener Veranstaltungen

Die Grundlage Ihrer Planung sollte stets die Frage sein: Was wird wann und wie lange gezeigt?

Achten Sie im Konzept auf folgende Schwerpunkte:

• Highlights für Stände und Aktionsfläche, die das Publikum anziehen
• Attraktives Kinderprogramm
• Verpflegung für die Besucher
• Wer verkauft Rauchmelder ?
• Wer hilft Menschen Rauchmelder zu installieren, die dies aus Altersgründen oder wegen einer Behinderung etc. nicht selbst können?
• Welche Partner möchten sich präsentieren?

Daraus ergibt sich Ihr Personalbedarf, die Wahl des Veranstaltungsorts und der Zeitplan.

Um die volle Unterstützung aller Beteiligten, einen Besucherandrang nach Maß und den perfekten Ablauf der Veranstaltung zu garantieren, empfiehlt es sich, im Vorfeld bestimmte Rahmenbedingungen zu schaffen:

• Frühzeitige Vorgespräche mit dem Veranstalter und Einbindung der örtlichen Größen (aus Verwaltung und Politik, Kirche, Schule, Polizei usw.) in das Projekt
• Frühzeitig Partner suchen (mehr unter Partner & Sponsoren )
• Einzelhandel oder Handelshäuser einbinden, für Rauchmelder-Verkaufsaktionen. Rauchmeldermarken ausschreiben
• Zusammenarbeit mit der örtlichen und überregionalen Presse, um die Veranstaltung wirksam anzukündigen. Nutzen sie hierfür die Pressesprecher der Feuerwehren, des Landkreises oder der Kommune, sowie die kommunalen  Presse- und Informationsämter. ( Medienpartner )
• Sprechen sie Ihren Bürgermeister oder bekannte Politiker mit Wahlkreis in der Region als Schirmherren an.
• Ausreichende Infrastruktur für Elektrizität, Wasser, Toiletten, Verpflegung und Ruhemöglichkeiten für Mitarbeiter sicherstellen.

Steht Konzept und Veranstaltungsort fest, kann entsprechend vorbereitet werden. Es ist sinnvoll, die einzelnen Stationen bestimmten Gruppen mit einer festen Personenzahl zu übertragen. Jede Gruppe organisiert dann eigenständig die Beschaffung der benötigten Materialien, sorgt für den Aufbau, führt die Veranstaltung durch und baut auch wieder ab.

Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

• Bis wann muss der Aufbau stehen?
• Wie fahren wir an, wer weist ein?
• Stellplatz, Abstellmöglichkeit der Fahrzeuge?
• Wer besorgt Stromanschluss, Sanitäranlagen, Verpflegung?

Zeitplan als PDF!

Die einzelnen Programmpunkte müssen den Veranstaltungen, dem Wetter und der Personalreserve entsprechend ausgewählt werden. Überschätzen Sie sich nicht. Sie können nicht überall sein. Suchen Sie Partner. Mit einer Personaldecke von 5 Personen können Sie keine 10 Stände betreuen!

Kalkulieren Sie das Wetter mit ein! Eine Feuerlöschübung im strömenden Regen wird wenig erfolgreich sein. Überlegen Sie ein Alternativprogramm und denken Sie über Ausweichmöglichkeiten nach.

Planen Sie die Größe der Veranstaltung und die Auswahl der Aktivitäten richtig. Fertigen Sie hierfür am besten einen Lageplan des Veranstaltungsortes an, dieser ist ein unerlässliches Hilfsmittel.

Besonderheiten für die Aktionsfläche

Zeigen Sie Ihren Gästen, was diese interessiert! Seien Sie spektakulär! Machen Sie zum Beispiel eine Rauchmeldervorführung mit Rauchhaus oder Rauchkammer. Inszenieren Sie eine Fettexplosionen. Lassen Sie Ihre Gäste eine Löschdecke ausprobieren und erklären Sie ihnen die Handhabung eines Feuerlöschers. Machen Sie deutlich, was passieren kann, wenn ein Kinderbett brennt, oder welche Hitze bei einem Küchenbrand entstehen kann. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Beachten Sie dabei aber auch, dass es einen Verantwortlichen geben muss, der die sachgemäße und fachliche Durchführung der Vorführungen sowie die einwandfreie Qualität der Ausrüstung sicherstellt. Um auch auf unerwartete und spontane Fragen aus dem Publikum reagieren zu können, empfiehlt es sich, einen gut geschulten Kameraden, z. B. einen Brandmeister, um Unterstützung zu bitten. Sorgen Sie dafür, dass jede Gruppe, jeder Helfer, das Material, das er am Veranstaltungstag benötigt, selbst mitbringt.

Checklisten sind hilfreich: Wer bringt was mit!

Die Moderation

Mit einer leistungsfähigen Lautsprecheranlage redet Ihnen keiner dazwischen. Im Info-Mobil der Westfälischen Provinzial ist z. B. bereits eine Anlage integriert. Sprechen Sie ansonsten den örtlichen Handel um Unterstützung/Sachleistungen an. Nehmen Sie Kontakt zu örtlichen Verleihern oder Elektrofachgeschäften auf, die über Leihgaben oder Sponsoring vielleicht aushelfen können.

Sicher ist die Moderation eine Geschmacksfrage. Nicht jeder fühlt sich dazu berufen, in fast schon marktschreierischer Art das Publikum an den Stand zu binden. Die Erfahrung zeigt jedoch: Eine Rauchwolke, ein Feuer, eine Explosion mit dem entsprechenden Hinweis setzt die Menschen in Bewegung und macht neugierig. Ein Interview oder ein Besuch mit Mikrofon in einem verrauchten Raum, bei einer Notrufübung mit den Kindern oder bei einer Feuerlöschvorführung bindet auch jene ein, die noch etwas abseits stehen und sich vielleicht noch nicht trauen. Nur durch direkte Ansprache fühlen sich die Mitbürgerinnen und Mitbürger persönlich betroffen und zeigen vermehrt Bereitschaft, sich mit dem Thema Brandschutz auseinander zu setzen.

Achten Sie bei der Moderation darauf, die Menschen so normal wie möglich anzusprechen.

Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Personal zur Verfügung steht, um die Moderation dauerhaft und ohne nennenswerte Unterbrechungen durchführen zu können. Gut ist es, über eventuelle "Regionalstars" (Bürgermeister, Pfarrer, Schulleiter, Politiker) Bescheid zu wissen und diese spontan in die Moderation einzubinden.

So lässt sich gut ein Bezug zur Gastgeberveranstaltung herstellen:

Gemeindefest - Pfarrer

Schulfest - Schulleiter usw.

Auch Informationen über die Veranstaltung können so integriert werden.

Zusammenarbeit mit anderen Veranstaltern

Wenn Sie keine eigene Veranstaltung durchführen möchten, so kann eine Zusammenarbeit mit anderen Organisatoren sinnvoll sein. Prüfen Sie die Mitwirkung bei anderen öffentlichen Veranstaltungen wie zum Beispiel Volks- und Sportfesten, Einweihungen, Jubiläen oder Verbrauchermessen. Wichtig ist in jedem Fall, dass die ausgewählte Aktion in Bezug auf Zielsetzung und Image zu den Inhalten der geplanten Kampagne passen muss.

Wurde eine Veranstaltung ausgewählt, so ist mit dem Organisator abzustimmen, wie die Rauchmelderaktion integriert werden kann. Ein wichtiger Aspekt bei der Kooperation mit einem Partner ist die gegenseitige Aufteilung von Aufgaben. Insbesondere die Bewerbung der geplanten Veranstaltung ist sehr wichtig, da sie maßgeblich über Erfolg oder Miss-erfolg entscheidet. Ein Abgleich des Presseverteilers und ein ehrliches Wort über die Intensität der bestehenden Pressekontakte könnte den Anfang machen. Ferner sollten Sie sich vom Veranstalter detailliert über den Umfang der geplanten Werbe- und Presseaktivitäten informieren lassen.

Sponsoren

Gerade in Zeiten knapper Kassen im öffentlichen Dienst können Sponsoren sehr hilfreich sein - der einfachste Weg sind Sachspenden oder Leihgaben: Der Großbildfernseher vom Elektronikmarkt als Hauptpreis, kleine Überraschungen für Kinder, die Produktion von Werbematerial mit Unterstützung örtlicher Druckereien - die Möglichkeiten sind vielfältig. Hier hilft Ihnen gerne das Projektbüro mit hilfreichen Tipps.

Wichtig ist die nötige Sensibilität, denn persönliche Vorteile sind ebenso auszuschließen wie die Bevorzugung von Freunden oder Verwandten. Besondere Vorsicht gilt, wenn der Sponsor eine Gegenleistung bei der nächsten Vergabe von Aufträgen erwartet - lieber Verträge abschließen, die dieses ausdrücklich ausschließen. Sponsoren, die sich gerade im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung der Feuerwehr um einen Auftrag bewerben, sind auszuschließen.
 

Pressearbeit

Ziel der Pressearbeit ist, ein Großteil der Bevölkerung über aussagekräftige Presseartikel in vielen verschiedenen Medien von der Aktion zu unterrichten. Zunächst wird dazu - soweit noch nicht vorhanden - ein Presseverteiler erstellt, der alle wichtigen Medien der Region wie TV, Hörfunk sowie Tageszeitungen und Anzeigenblätter berücksichtigt.

Pressemeldungen sind in erster Linie allgemein an die Lokalredaktion des jeweiligen Mediums zu richten. Es ist aber von Vorteil, den Namen und die genaue Anschrift des verantwortlichen Lokalredakteurs zu kennen. Ist dies nicht der Fall, so sind die fehlenden Ansprechpartner am besten telefonisch zu erfragen und der Presseverteiler zu vervollständigen.

Etwa zwei Wochen vor der geplanten Aktion sollte man den zuständigen Journalisten eine Ankündigung der Veranstaltung am besten mit einem interessanten Foto schicken. Die Presseankündigung enthält alle wichtigen Daten und skizziert kurz die geplante Aktion.

Alternative: Medienkooperation
Planen Sie bereits am Anfang eine Medienkooperation mit einer starken Tagungszeitung vor Ort. Diese kann ausführlich und exklusiv über Ihre Kampagne und Aktion berichten. Haben Sie zudem noch einen Sponsor, schalten Sie z. B. Anzeigen mit Coupons, die am Veranstaltungstag einzulösen sind - z. B. für vergünstigte Rauchmelder und/oder die Teilnahme an einem Gewinnspiel. Der Medienpartner hilft Ihnen bei der Gestaltung oder Sie greifen auf unsere Anzeigenvorlagen und Coupons zurück. Der Sponsor wird entsprechend genannt bzw. mit Logo abgebildet. So haben alle etwas davon.

Pressekonferenz
Findet eine Pressekonferenz vor der Aktion statt, ist die Vorankündigung mit einer entsprechenden Einladung zu versehen. Zugleich bitten Sie mit einem bereits vorformulierten Antwortfax um eine Bestätigung der Teilnahme. Der günstigste Zeitpunkt für eine Pressekonferenz liegt etwa ein bis zwei Tage vor der Aktion. Notieren Sie sich die Journalisten, die Sie gesehen oder gesprochen haben oder legen Sie eine Anwesenheitsliste aus. Pressevertreter, die nicht auf der Pressekonferenz waren, können so nach der Veranstaltung noch eine ausführliche Information mit Fotos über das Geschehen von Ihnen erhalten.

Denken Sie daran, während der Aktionen möglichst viele Fotos zu machen. Teilen sie diese Aufgabe einer bestimmten Person zu, die dann dafür verantwortlich ist. Die Fotos können Sie später auf Ihrer Website wirkungsvoll präsentieren und für die Dokumentation in Ihrem Projekt-Blog auf dieser Website nutzen.

Nachhaltigkeit

Brandschutzprävention und -aufklärung funktioniert nicht als einmalige Veranstaltung! Erfolgreiche Kampagnen sprechen die Bevölkerung immer wieder mit anderen Mitteln an. Dazu lassen sich verschiedene Projekte initiieren, die den Erfolg nach einem großen Veranstaltungstag weiter führen, z. B.:

• Sozialprojekte
• Tür-zu-Tür-Aktionen
• Einbindung der Schornsteinfeger in Betreuung & Beratung der Haushalte
• Kooperationen kontinuierlich wiederholen (Rauchmeldertag...)
• Termine wie Weihnachten, 1 x jährlich Batteriewechsel oder Rauchmeldertag nutzen